Nie trzeba być uczonym aby widzieć że nie wszystkie firmy działają jak należy. Często jest to spowodowane tym, że fizycznie niemożliwe jest odnalezienie w nich jakichkolwiek potrzebnych w danym momencie dokumentów. Przez to są tam ciągłe kłopoty ze zrobieniem czegokolwiek, nie wspominając o tak podstawowych rzeczach jak dotrzymywanie terminów. Wtedy system zarządzania dokumentami może okazać się koniecznym wybawieniem dla takich lekceważących porządek przedsiębiorstw, gdyż nic nie jest tak ważne jak porządek w dokumentacji. Natomiast kiedy tego zabraknie, dzieje się nie najlepiej i naprawdę korzystniej byłyby wynieść się od tego bałaganu jak najdalej. System zarządzania dokumentami nie pozwala na takie rzeczy, o nie. Dzięki niemu nie dopuszcza się do rzeczy takich jak opóźnienia, zagubione ważne dokumenty, kłopoty w urzędach. System zarządzania dokumentami to sposób na uniknięcie wielu utrudnień w prowadzeniu przedsiębiorstwa wynikających z nie utrzymywania należytego porządku w papierach.
